Database clienti ferramenta: cos’è, come crearlo e organizzarlo e perché

Un piccolo negozio, come può essere una ferramenta o un colorificio, non ha bisogno di sistemi complessi per collezionare dati. Sempre con un occhio attento alla sicurezza e alle normative in vigore, vediamo quali sono i sistemi più adatti a un negozio come il tuo.

Abbiamo parlato tante volte di database, di CRM, ma forse per te che stai leggendo non è così chiaro cos’è o come si possa realizzare uno strumento che raccoglie i dati dei tuoi clienti.

Per chi ne conosce le potenzialità, è incredibile che alcune piccole attività, come ferramenta di prossimità o colorifici, non abbiano un database e non si preoccupino di costruirlo: eppure è lo strumento-chiave, quello che apre le porte di tante possibilità di promozione, di fidelizzazione, di miglioramento dell’attività in ottica di assortimenti e proposte o – in una sola parola – di business.

Se le tue domande sul database non hanno ancora trovato una soluzione, sei nel posto giusto.

Come creare il database del tuo negozio: metodi semplici e strumenti professionali

Quando si parla di “database” si fa riferimento in generale a una lista ordinata e classificata di contatti, che nel nostro caso sono quelli dei clienti. Insieme a nomi, email o numeri di telefono, però, il database ha maggiori potenzialità quanto più precise e specifiche sono le informazioni che siamo in grado di inserire a corredo di questi dati personali.

Ma non tutte le attività hanno bisogno di sistemi complessi e onerosi. Una piccola attività, come può essere la tua ferramenta, può affidarsi a meccanismi semplici che consentano di raggiungere la tua platea di clienti senza impiegare necessariamente grandi risorse.

Lo strumento più basico che può supportarti nella creazione e nell’aggiornamento costante di un database è un programma come Excel (Numbers nel mondo Apple). Certo non si tratta di una soluzione professionale e la compilazione così come l’aggiornamento possono essere davvero molto macchinosi. Ci sentiamo di scoraggiare questa soluzione perché l’uso che potrai farne poi sarà molto limitato. Ugualmente semplice, anche se ha bisogno di un piccolo set-up è il software Access (non esiste un omologo per Apple). Si tratta di un programma basato su tabelle come quelle di excel, attraverso il quale puoi creare molte tipologie di schede e campi da riempire con le informazioni.

Accanto a queste soluzioni più basiche e semplici, ci sono i sistemi professionali: si tratta di piattaforme create apposta per gestire i database di clienti dei negozi. Si tratta di soluzioni che hanno un costo per la licenza d’uso e che generalmente hanno diverse funzionalità che si possono integrare a seconda delle necessità.

Il tipo e le dimensioni del negozio che gestisci fanno infatti una grande differenza rispetto alla scelta del tipo di database. Per aiutarti a determinare il database migliore per le tue esigenze specifiche, ecco alcune cose che dovresti prendere in considerazione.

Quali dati raccogliere nel database dei tuoi clienti?

Gestire una ferramenta o un colorificio comporta l’attenzione a una serie di aspetti diversi, parlando di database clienti.

Ecco alcuni dati che dovresti includere sempre nelle tue schede clienti:

• Nome e cognome
• Numero di telefono
• Email
• La specifica se si tratta di un cliente professionale (un imbianchino, un muratore, un idraulico, etc) oppure se è un privato

Altre informazioni che possono essere raccolte sono:

• Indirizzo postale del cliente (se hai più filiali, se hai intenzione di fare campagne postali, etc)
• Elenco dei prodotti acquistati
• Interessi specifici (es. vernici ecologiche, prodotti green, etc)
• Data di nascita
• Tessera punti o fidelity collegata

Come raccogliere i dati dei clienti per compilare il database?

Raccogliere dati per creare un database per la gestione dei clienti è un’attività che deve diventare centrale nella vita quotidiana del tuo negozio. Questo strumento ti dà infatti la doppia possibilità di lavorare meglio sul tuo marketing e sulla comunicazione e – contemporaneamente – di gestire meglio forniture e servizi generali che offri perché potrai avere uno spaccato sempre più preciso di quel che è il tuo pubblico di riferimento. 

Per raccogliere dati hai diverse possibilità:

• La prima modalità, più artigianale, è quella di chiedere l’autorizzazione all’inserimento nel database quando il cliente entra nel negozio. Questa autorizzazione deve essere necessariamente rilasciata per iscritto (vedi il paragrafo sui termini di legge che regolano le attività di marketing) e quindi ti sarà necessario predisporre dei moduli ad hoc. Una volta che il cliente avrà scritto e dato il suo assenso, potrai inserire manualmente l’anagrafica nel database.
  È chiaro che si tratta di un’operazione piuttosto noiosa e lunga – gli inglesi la definirebbero time spending – che puoi bypassare grazie a una serie di automatismi che ti illustriamo di seguito.

• Adottare una tessera clienti è uno dei modi usati più di frequente per raccogliere dati e creare il tuo database. 5 minuti in un negozio per attivare una tessera sono un’attività che ormai molti fanno spesso, specialmente se la tessera dà diritto a sconti o promozioni dedicate.
  Ovviamente per te i vantaggi saranno evidenti: puoi raccogliere dati e informazioni, puoi avere automaticamente le informazioni sugli acquisti effettuati da ciascun cliente, puoi raccogliere dati sulle modalità di pagamento, puoi attivare i meccanismi di fidelizzazione dei clienti che ti abbiamo raccontato in questo articolo.
  In generale, come hai capito, per raccogliere dati sui tuoi clienti avrai bisogno di fargli riempire un modulo e la promozione è un ottimo incentivo! La promozione può essere uno sconto contestuale all’iscrizione, oppure un servizio dedicato.

• Le newsletter sono molto utilizzate dai business online e digitali, ma ciò non toglie che possano essere utilizzate anche da rivenditori al dettaglio. Si tratta di informazioni, anteprime, suggerimenti e molti altri tipi di contenuto che possono essere inviati via email a una community, quella dei clienti iscritti.
  Le email possono contenere anche sconti riservati alla community ma soprattutto possono crescere e arricchirsi via, via che le persone interagiscono con esse. In fase di iscrizione alla newsletter, ad esempio,si possono richiedere solo i dati necessari, mentre nelle email successive si possono proporre anche sondaggi e survey che puoi sfruttare per raccogliere dati ancor più specifici.

Come puoi usare il tuo database clienti? Cosa dice la legge

Con la legge non si scherza. Prima di lanciarti nella raccolta dati dei tuoi clienti, cerca di focalizzare alcune regole che i regolamenti in materia di trattamento e conservazione dati impongono.

Tieni anche presente che queste regole potrebbero cambiare nel tempo, quindi verifica sempre con un consulente legale la fattibilità della tua idea e gli strumenti dei quali ti devi dotare per evitare sanzioni.

Documenti necessari per raccogliere dati

Vediamo innanzitutto cosa ti serve necessariamente prima di partire:

• Informativa sulla Privacy, che deve contenere i dati del responsabile del trattamento dati per il tuo esercizio commerciale e nel quale viene esplicitato che i dati non saranno ceduti a terzi
• Nel documento precedente oppure in una sezione a parte, deve essere esplicitamente espresso il consenso al trattamento dati così come ad eventuali attività di marketing correlate.
• Per attivare una fidelity card o una tessera punti devi scrivere un regolamento preciso che deve essere consegnato al cliente contestualmente alla tessera, prima che compili i dati, che firmi privacy e consenso alle attività di marketing.

Questi moduli vanno conservati in modo sicuro. Oltre ciò, l’autorità garante italiana ha individuato una regola generale i tempi di conservazione: la durata di conservazione – dice il garante – deve essere la minima possibile, compatibilmente con le finalità per cui i dati vennero raccolti.

Non si possono raccogliere dati di minorenni.

Con il fornitore giusto, puoi fare la differenza

Gestire un negozio è impegnativo e comporta tanti oneri dei quali i tuoi clienti non hanno sempre consapevolezza. Il tuo tempo è prezioso e non puoi spenderlo per tentativi ed errori che, oltretutto, potrebbero pesare sul bilancio.

Ecco perché scegliere un fornitore affidabile, che semplifichi tutto il lavoro gestionale e che sia in grado anche di supportarti in alcune attività di marketing e comunicazione può davvero fare la differenza. Questo lo pensiamo noi di Rio Verde ed è per questo motivo che i nostri sforzi sono rivolti anche a trovare soluzioni che possano semplificare la vita dei nostri rivenditori.

Oltre a garantire una fornitura dei nostri prodotti in esclusiva per i retailer come te (non vendiamo alla GDO e ai grandi brico), possiamo:

• Supportarti con attività di marketing e comunicazione per portare clienti nel tuo punto vendita
• Formare tecnici e consumatori attraverso eventi dimostrativi dedicati nel tuo negozio
• Aiutarti a organizzare meglio lo spazio vendita con idee e soluzioni per l’interno e l’esterno (espositori, scaffali, etc)
• Fornirti materiale informativo specifico e dettagliato sui prodotti

Diventa Rivenditore di Vernici Rio Verde.