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La gestione del magazzino e delle scorte è un elemento fondamentale per garantire il tuo guadagno. Avere troppe scorte può intaccare i tuoi margini, anche se si tratta di prodotti “senza scadenza” e non avere sufficienti scorte può portare delle perdite nelle vendite. Cosa fare per razionalizzare?
La gestione del magazzino, soprattutto nei piccoli e medi negozi, è un tema spinoso e per questo spesso poco considerato o rimandato, rinviato a un domani che non arriva mai.
Eppure una corretta gestione delle scorte di magazzino e quindi del magazzino stesso, può permettere di razionalizzare le spese e, dunque, guadagnare di più perché puoi realmente ridurre le perdite e i debiti nei confronti di fornitori e banche.
Specialmente nel caso di ferramenta e rivendita di vernici questo sembra essere un argomento particolarmente caldo, considerando che abbiamo a che fare con molti fornitori, moltissimi articoli e necessità di conservazione e stoccaggio diverse.
Ecco che siamo già arrivati al primo punto fondamentale: per migliorare la gestione del tuo magazzino devi iniziare dai fornitori.
5 passi per ottimizzare la gestione dei fornitori
1. Razionalizzare non significa tagliare ma analizzare
Se nel momento in cui abbiamo parlato di “razionalizzare” hai immaginato che volessimo intendere “tagliare” o “ridurre” il numero di articoli o di fornitori, forse ci siamo espressi male.
Razionalizzare il magazzino di una ferramenta o di un negozio di vernici non può essere solo una questione di numeri. Deve includere anche un ragionamento su:
- Rapporto con i fornitori
- Prezzi che applicano sui prodotti
- Dilazioni di pagamento concesse
- Rischi ai quali sei esposto dal punto di vista finanziario
- Servizi offerti dal fornitore
Questa riflessione dovrebbe portarti ad avere un quadro completo di cosa stai comprando, quanto stai comprando e soprattutto quanto costa il tutto alla tua attività. In pratica devi fare un’analisi della spesa che il tuo magazzino comporta e misurarla con il tuo volume d’affari.
2. Usa un modello scientifico per analizzare i fornitori e la loro importanza
È il tuo lavoro, la tua fonte di reddito, la tua vita. Quindi è importante che tu ti informi anche sui modelli migliori che ci sono per la gestione del magazzino e che alcuni scienziati dei numeri hanno studiato per aumentare al massimo il tuo profitto.
Il primo obiettivo di una razionalizzazione del parco fornitori è quello di risolvere un problema di costi fuori controllo, cioè di quelle voci di spesa per gli acquisti della merce che puoi:
- ridurre riducendo il numero degli articoli meno importanti per il tuo negozio
- ottimizzare, cioè “sfruttare” meglio per ottenere di più allo stesso prezzo
Quella che ti mostriamo è una matrice (semplificata per l’uso che puoi farne)* che puoi utilizzare per analizzare e perfezionare la gestione del tuo magazzino.
Cosa significa nel dettaglio?
Le 4 classi nelle quali raggruppare i fornitori, e quindi gli acquisti, sono:
- fornitori generalisti o non fondamentali
Sono tutti quelli che propongono prodotti che hanno un basso impatto sulle vendite e che si trovano in abbondanza sul mercato. Il vantaggio di averli in magazzino, per te, sta nella possibilità di applicare un ricarico più soddisfacente (cosa che rende l’acquisto meno rischioso).
In questo caso è importante standardizzare prodotti e forniture, in modo da semplificare la gestione dell’acquisto, ottimizzare i volumi e la gestione delle scorte. - Fornitori necessari
Sono tutti quei fornitori che danno prodotti importanti per l’azienda. Sono comunque prodotti abbastanza reperibili sul mercato, poco rischiosi e sui quali hai possibilità di applicare ricarichi soddisfacenti. Per questa tipologia di componenti puoi tendere a sfruttare al massimo il tuo potere contrattuale, selezionando i fornitori, cercando continuamente prodotti sostitutivi e negoziando sul prezzo. - Colli di bottiglia o fornitori critici
Sono tutti quei fornitori i cui prodotti hanno un impatto basso sul tuo profitto in termini economici. Qui la continuità delle forniture può essere a rischio. Puoi gestirli meglio cercando di creare rapporti di collaborazione nel medio-lungo termine per garantire la fornitura, con minor enfasi sul costo (garanzia di volumi). Naturalmente questo include un rischio maggiore perché devi essere in grado di assicurare delle vendite. In questo caso devi valutare attentamente il costo delle giacenze perché potrebbe essere un punto da rivalutare attentamente. - Fornitori strategici
sono tutti quelli importanti per l’azienda sia in termini di impatto economico che per le condizioni di fornitura. Questi fornitori si possono qualificare come partner commerciali perché permettono realmente una migliore gestione sia del magazzino (grazie a una logistica studiata e agile) sia per una serie di servizi che possono agevolare le vendite del prodotto al tuo cliente. Sono quei fornitori che, anche se possono presentare una componente di rischi maggiore di altri fornitori di prodotti simili, ti garantiscono un vantaggio competitivo.
3. Valorizza i fornitori strategici
Nella matrice che abbiamo visto sopra, puoi apprezzare sicuramente la diversità dei fornitori del tuo punto vendita. Nel quadro che hai definito, elencando i fornitori in ciascuno dei quattro insiemi, sai che puoi valorizzare maggiormente quelli che sanno lavorare insieme a te, remando nella stessa direzione per permettere il raggiungimento degli obiettivi di business e vendite. Per il fornitore, capire il vero significato di razionalizzare dato dal cliente vuol dire valutarne i rischi e le opportunità e diventare esso stesso fonte di suggerimenti per il cliente.
Rio Verde è un fornitore strategico per la tua attività perché ti permette di avere vernici ad acqua per il legno basate su una tecnologia unica e certificate per l’uso domestico, senza rischi. Sono prodotti molto specifici che ti consentono di intercettare una fetta di consumatori interessata a un’usabilità elevata, alla semplicità di applicazione, all’efficienza del rendimento a medio-lungo termine e all’impatto green. Inoltre Rio Verde ti assicura la massima flessibilità commerciale che viene incontro alle tue esigenze specifiche di punto vendita: sappiamo che non tutte le ferramenta o le rivendite di vernici sono uguali, non tutte hanno lo stesso volume d’affari o la stessa dimensione. Rio Verde è un vero partner commerciale perché ti aiuta nelle vendite con soluzioni che ti aiutano ad allestire il tuo punto vendita, migliorando l’esposizione, e porta clienti al tuo punto vendita grazie alle attività di promozione e marketing che l’azienda fa per sé e per i suoi clienti anche attraverso lo store locator, un servizio che consente ai clienti di trovare il punto vendita più vicino a casa.
4. Considera la svalutazione e impara a selezionare senza paura
Nel tuo settore è raro parlare di deperibilità di prodotto, come può accadere per un retailer alimentari, ad esempio. Tuttavia è vero che anche una ferramenta o un rivenditore di vernici può avere a che fare con la svalutazione dei prodotti o la stagionalità che possono incidere negativamente sul valore del magazzino.
Ecco perché è importante imparare a selezionare attentamente, sia le tipologie di prodotto ma anche le richieste dei tuoi clienti. Per accontentare tutti, infatti, puoi rischiare di creare un magazzino decisamente sproporzionato rispetto al tuo volume d’affari. Valuta bene se soddisfare la richiesta di un cliente ordinando uno stock: il rischio è che ti resti il 90% di ciò che hai comprato in magazzino a prender polvere e a svalutarsi. Un costo a tuo carico che eroderà i tuoi guadagni.
Esempio: per vendere un prodotto richiesto da un cliente che ti è costato 10 euro e sul quale hai ricaricato 10 euro, hai dovuto acquistare uno stock da 10 pezzi e ti è costato 100 euro. Di questi, 9 pezzi ti sono rimasti in magazzino e hai dovuto comunque pagare il tuo fornitore entro 60/90 giorni. Il risultato è che hai perso 90 euro tuoi e fin quando non esaurirai la scorta ci avrai solo rimesso. Se a questo aggiungi il fatto che probabilmente fra 12 mesi il prodotto sarà già obsoleto e non avrai più possibilità di venderlo con lo stesso ricarico, capisci bene che non hai giocato correttamente le tue carte.
Il nostro esempio è su piccoli numeri, ma prova a immaginare ciò che accade su numeri più grandi come quelli che possono interessare il tuo business.
5. Impara a dosare gli acquisti anche se sembra meno conveniente
La gestione degli acquisti è anche una questione di misura e imparare dall’esperienza a dosare gli acquisti è una capacità-chiave che si rivelerà fondamentale a lungo termine per ottimizzare la gestione del tuo magazzino.
Alcuni fornitori possono proporti soluzioni apparentemente più convenienti che ti permettono di acquistare con sconti maggiori man, mano che cresce la quantità di merce: più pezzi compri, meno paghi l’unità. Ma… c’è un però. Comprare 100 per una necessità reale di 50 poteva andar bene fino a qualche decennio fa, quando i sistemi logistici, i vettori e le consegne erano molto più lenti e rudimentali. Oggi si potrebbe realmente acquistare il necessario, senza ingolfare il magazzino e il conto corrente.
La situazione può sembrare paradossale ma è una realtà che nella migliore delle ipotesi si traduce in spazio inutilmente occupato in magazzino e, nella peggiore, in denaro speso per ciò che non serviva.
È quindi importante accordarsi con i fornitori riguardo alle modalità e alle tempistiche di consegna e ai quantitativi minimi per ogni ordine. A partire da questi dati è possibile semplificare anche le operazioni dello staff di vendita e guidare i processi di acquisto affinché siano in linea con le aspettative.
Quanto puoi risparmiare razionalizzando il magazzino?
Lo diciamo subito: quantificare è quasi impossibile visto che le variabili in gioco sono davvero tante e dipendono anche da quanto ti costa lo spazio e da quanto riesci a sfruttarlo. Il concetto che deve passare è che hai bisogno di fare ordine e di trovare una linea di condotta che ti permetta di rendere misurabili i tuoi sforzi di approvvigionamento e di rivendita.
Non è giusto imputare solo al magazzino la responsabilità delle perdite, tuttavia bisogna essere consapevoli che tutto ciò che è fermo sugli scaffali è denaro che non ti arriva in tasca: capitale immobile. Per di più, c’è del lavoro che va aggiunto al valore proprio del prodotto fermo in magazzino, che è quello che ci hai già messo sopra per gestire la selezione del fornitore, la contrattazione, l’ordine, la consegna, la sistemazione, i pagamenti.
Dunque, anche se quantificare numericamente è difficile, riprendi in mano la matrice che ti abbiamo dato e ragionaci sopra. Puoi migliorare sempre, puoi cambiare e ottenere risultati diversi da quelli che hai oggi, se questi non ti piacciono. Puoi gestire meglio le tue spese con l’obiettivo di massimizzare i tuoi guadagni. Lo devi a te stesso e al tuo business.
