Rifornimento magazzino ferramenta, consigli utili

Le ferramenta sono un tipo di esercizio che molto spesso ha un magazzino molto ampio. La gestione del magazzino è un compito difficile e noioso: occorre tempo, organizzazione e capacità previsionale. Ecco qualche suggerimento per gestire l’inventario e il rifornimento con più leggerezza.

La relazione tra esposizione e magazzino è una questione di equilibrio ed esperienza: troppa merce in stock significa capitale immobile e più spese, ma il contrario potrebbe tramutarsi in perdite, se non sei attento alla rotazione della merce nella tua ferramenta.

Avere un buon controllo sul magazzino, quindi, significa gestire l’inventario, cioè essere in grado di avere una contabilità precisa di scorte e disponibilità, in un equilibrio compatibile con l’attività e con la necessità di generare un bilancio positivo grazie a un maggior controllo dei margini.

Immagazzinare ha un costo, ecco perché devi regolarti

Per trovare un punto di equilibro fra il “troppo magazzino” il “troppo poco”, è importante immagazzinare la merce nel modo più preciso possibile. Al di là degli inventari annuali che ti aiutano a recuperare la consapevolezza di ammanchi o eccessi, è importante che tu possa studiare un modo di gestire i rifornimenti in modo intelligente e adeguato al tuo business.

Il principio fondante della gestione efficiente del magazzino e delle scorte è studiare obiettivi e indicatori di performance, ovvero dei dati che ti consentano di sapere se stai facendo bene o no.

Questo punto può essere inizialmente insidioso perché si tratta di selezionare dei dati e di capire come raccoglierli e come perfezionare le performance in base a questi. Il punto si sposta quindi dalle dinamiche interne del magazzino, per assumere una visione più vasta che include tutte le attività che hanno come oggetto la merce.

Controllare il magazzino (e quindi gli indicatori) significa che ad ogni azione compiuta deve corrispondere una traccia precisa da inscrivere o documentare nei registri. Solo così diventa possibile studiare i movimenti all’interno del magazzino per migliorarli eliminando dapprima passaggi superflui per poi ragionare anche su genere e numero della merce.

Ruoli e compiti nella gestione del magazzino di una ferramenta o colorificio

Come in qualsiasi altro processo della tua impresa, al centro delle attività di magazzino ci sono le risorse umane, ovvero le persone che se ne occupano.

Lavorando all’interno del magazzino vengono prese decisioni, fatte valutazioni, scelti e occupati spazi ed effettuati controlli e movimentazioni. Ma non è possibile affidare alla memoria del singolo o alle sue capacità organizzative la gestione di un elemento tanto centrale per la tua attività.

La gestione del magazzino richiede infatti precisione e costanza ed è per questo che bisogna stabilire delle procedure il più possibili efficienti e che, soprattutto, tutti gli addetti devono seguire. Deve esserci anche una suddivisione dei ruoli la più precisa possibile: una buona organizzazione del personale è imprescindibile quando si parla di una funzione che richiede attenzione.

I compiti da svolgere in un magazzino sono:

• Ricezione della merce in arrivo
• Verifica della rispondenza delle consegne con la documentazione accompagnatoria e controllo delle condizioni di integrità
• Movimentazione della merce dalla zona di ricezione all’area di stoccaggio
• Compilazione e aggiornamento dell’inventario
• Verifica dei limiti di scorta minima
• Redazione e controllo dei DDT (documenti di trasporto) in uscita e in entrata
• Organizzare l’esposizione della merce in negozio e la disponibilità a scaffale delle referenze.

Il magazzino non è un deposito merci ma una struttura organizzata

Il magazzino non è quindi un deposito merci, ma una struttura in cui prodotti, attrezzature che servono per l’organizzazione e la movimentazione e risorse umane devono lavorare insieme per coordinare i flussi di entrata e di uscita dei prodotti.

È importante dunque iniziare a considerare, anche per una piccola ferramenta, il magazzino come parte integrante del business ovvero destinare ad esso un’attenzione specifica sia finanziaria che pratica.

Questo significa che puoi scegliere la maniera migliore per gestire il tuo sistema di stoccaggio a seconda del tipo e della grandezza del tuo negozio. Esistono infatti diversi tipi di magazzino. Li elenchiamo nel prossimo paragrafo.

Tipi di magazzino: trova la forma più adatta al tuo negozio

I magazzini non sono tutti uguali, ed è ovvio perché le dimensioni di un negozio e la rotazione dei prodotti conta molto. Ciò che però può essere determinante è anche il tipo di rapporto che stabilisci con i tuoi fornitori e i servizi che sono in grado di offrirti per agevolare il tuo business.

Esistono infatti fornitori, come Rio Verde, che scelgono di avere come clienti solo nel mondo retail (no GDO, no catene di brico) e che hanno elaborato servizi che agevolano i piccoli negozi anche nella gestione economica del magazzino.

Ma vediamo insieme quali tipologie di magazzino sono state formalizzate:

Deposito merce

Non è un vero e proprio magazzino ma è uno spazio dove la ferramenta o il colorificio accumula merce senza un’organizzazione specifica. Durante gli inventari, che sono sempre faticosi e lunghi, vengono fuori perdite e avanzi di magazzino che diventano difficili da smaltire e quindi rappresentano una voce di costo che erode i guadagni.

Se è questo il tuo caso, sappi che con un po’ di buona volontà, l’investimento sul tuo tempo per riordinare e riorganizzare sarà ampiamente ricompensato. È ora di cambiare marcia!

Magazzino dedicato

È il tipico magazzino interno oppure in un locale immediatamente prossimo al negozio in cui sono raccolte le scorte e dove vengono sistemati i prodotti in attesa di essere sistemati nell’area di vendita. Ad ogni articolo è solitamente associato un codice SKU con descrizione, quantità e informazioni sull’area del magazzino in cui si trova.

Il codice SKU (Stock Keeping Unit), è una sequenza di lettere e numeri univoca che si utilizza per identificare e tracciare i prodotti all’interno del magazzino durante tutto il loro ciclo di permanenza nel tuo negozio: questo codice ha il compito di semplificare la localizzazione e impedisce la confusione tra articoli diversi. Più avanti vediamo come puoi creare il tuo SKU se non ne utilizzi ancora le opportunità.

Magazzino temporaneo

Si tratta di spazi non tenuti continuativamente durante l’anno che possono aiutare a gestire momenti particolari o investimenti su forniture specifiche. In questa casistica rientrano anche i depositi all’aperto che hanno il vantaggio di essere disponibili in tempi brevi grazie a coperture in acciaio e pvc che poi possono essere smontate.

Lo svantaggio di questa soluzione sta nei costi che, proprio perché si tratta di soluzioni temporanee, viene più difficilmente ammortizzato. In questo caso dovrai essere abile a fare bene i conti rispetto all’economicità della scelta di allestire o affittare un magazzino temporaneo.

Oltre ciò, medita bene anche sull’aspetto della sicurezza: un magazzino temporaneo, specie se all’aperto, potrebbe non essere coperto dalla tua polizza assicurativa. In questo caso informati bene presso la tua compagnia e inserisci anche questo rischio nella tua valutazione sull’opportunità di fare questo passo.

Magazzino in conto terzi

È un magazzino di proprietà di terzi, di solito di società specializzate, che viene gestito da operatori della logistica che si possono occupare anche della consegna, spedizione e trasporto merce.

Anche in questo caso ci sono vantaggi e svantaggi. Il primo vantaggio è nella velocità di consegna, anche direttamente ai tuoi clienti: è un modo che molti negozi che hanno una bassa rotazione utilizzano visto che non devono utilizzarla con elevata frequenza. È chiaro dunque che il principale svantaggio è quando invece accade il contrario. Se hai bisogno di accedere spesso invece, tieni conto che i servizi offerti da un magazzino in conto terzi potrebbero andare ad incidere troppo sui tuoi utili.

Come creare codici SKU per il tuo magazzino e organizzare l’inventario

Qualunque sia la tua necessità e quindi la tua scelta a proposito del magazzino, devi essere consapevole della necessità di razionalizzare con l’uso dei codici le tue scorte.

Creare un sistema di codici SKU non è complesso ma è importante conoscere bene le caratteristiche dei prodotti e le esigenze dei clienti. È importante focalizzare il fatto che, per una gestione più efficiente, puoi scegliere di catalogare il magazzino in base alla differenziazione che gli stessi tuoi clienti ti suggeriscono. Ad esempio: è molto importante il colore di un prodotto? Allora assicurati di includere un codice identificativo del colore nello sku.

Ma andiamo per gradi.

Il primo passo consiste nell’analizzare l’inventario ovvero cercare di capire come puoi organizzare i tuoi prodotti per insiemi. Nel tuo caso potrebbe essere:

• Piccola Ferramenta (martelli, pinze, punte)
• Giardino
• Consumabili (ad es. materiali per carteggiare, nastri adesivi, etc)
• Vernici per il legno

Gli insiemi ovviamente possono essere anche molto diversi da questi e, soprattutto, molti di più! Si tratta di un passaggio importante perché riflettere su l’uso dello spazio di stock per ogni insieme ti farà organizzare tutto alla perfezione.

A questo punto puoi passare alla creazione della struttura, scegliendoin base alla logistica di rifornimento e uscita della merce. Devi stare il più comodo possibile per essere sicuro di fare presto e di mettere tutto in ordine.

Infine puoi scegliere la sequenza più adatta alla suddivisione dei prodotti in piccoli sottoinsiemi (unità). È arrivato dunque il momento di comporre il codice che di solito viene strutturato così:

Insieme > Tipo > Modello > Colore

Allo scopo di evitare confusione, vediamo sei 6 trucchi per creare codici SKU che descrivono il prodotto in modo efficace:

• Il primo elemento del codice dovrebbe essere sempre una lettera. In questo modo è più facile leggere e mettere in ordine alfabetico tutte le referenze
• Per dividere le parti che compongono la sequenza usa il trattino (-) che rende più facile la lettura del codice
• Le sequenze dovrebbero essere corte e sfruttare le abbreviazioni. Quindi VE potrebbe stare per Vernice, BK per Black (Nero), e così via
• Se possibile evita di inserire lo zero all’interno del codice perché potrebbe confondersi con la lettera “O”.
• Non usare caratteri speciali all’interno del codice (asterischi, punti esclamativi, etc) perché alcuni programmi gestionali potrebbero non riconoscerli. Magari oggi non li usi, ma un domani potrebbero integrare e semplificare la gestione del tuo magazzino
• Pensa alle informazioni rilevanti per i clienti. Esempio: se ti chiedono un prodotto riferendosi empre a una marca in particolare, vale la pena inserirla nella sequenza alfanumerica.

Scegli un fornitore che ti aiuti a semplificare la gestione del magazzino

I negozi di ferramenta e vernici sono molto cambiati rispetto a un decennio fa. Oggi hanno esigenze di trasmissione elettronica di corrispettivi e fatture e di rendicontazione che passa quasi esclusivamente per il digitale. Ecco perché una gestione intelligente del magazzino potrebbe farti risparmiare tempo anche in questi casi.

Anche i fornitori, specialmente i più grandi, si sono evoluti in questo senso e, ascoltando le esigenze dei loro rivenditori, possono diventare dei veri partner che contribuiscono a migliorare il tuo business sostenendo i tuoi obiettivi.

Oggi molti fornitori, come Rio Verde, possono garantirti anche:

• Flessibilità commerciale che, nel nostro caso, rappresenta uno dei valori fondamentali: ci adattiamo alle tue possibilità, cercando di mostrarti nuove opportunità
• Ti aiutiamo a organizzare lo spazio di vendita con idee e soluzioni per l’interno e per l’esterno, espositori e scaffali che ti permettono di ottimizzare la superficie attiva e abbellire il tuo locale. Possiamo aiutarti ad allestire le vetrine e a rendere il tuo negozio un vero show-room
• I nostri consulenti sono a disposizione per aiutarti a migliorare anche la gestione delle scorte grazie a un’attività di tracciamento costante che ti dà modo di verificare i tuoi dati di vendita con semplicità.

Rio Verde è un brand di Renner Italia che lavora esclusivamente al servizio dei negozi di prossimità come il tuo. Rio Verde non vende alle grandi catene o alla GDO ed è anche per questo un fornitore strategico per piccole ferramenta e colorifici perché ha una soluzione per ciascuna problematica inerente alla loro gestione. Chiedi informazioni!